Cấu Trúc cơ cấu Chi Phí Chuẩn Thế Giới Cho Startup – Có Dashboard, Có Tầm Nhìn 2026

🧠 Không Phải Doanh Thu – Mà Là Chi Phí Quyết Định Sống Còn Startup Bài viết dành cho những ai đang khởi nghiệp, hoặc đang cảm thấy doanh nghiệp mình... chạy rất nhanh, nhưng chẳng hiểu sao càng chạy càng hụt hơi. Nếu muốn tạo dựng một sự nghiệp, thì cần gì? Nên suy nghĩ trước, thiết kế trước, lập trình trước, hay hành động trước? Điều gì quyết định thành – bại?  Và nếu Tôi có một cái xô đựng nước bị thủng đáy – thì bạn cần đổ bao nhiêu nước vào thì mới đầy ? 1. Tôi đã từng nghĩ như bạn: Doanh thu là vua – tiền về là chiến thắng Tôi từng rất tự hào khi startup mình tăng trưởng doanh thu 35%/tháng.Nhìn đâu cũng thấy tiền chảy về, hợp đồng ký tới tấp, khách hàng inbox hỏi giá mỗi ngày. Nhưng có một điều tôi không nhìn thấy lúc đó: Tài khoản ngân hàng ngày càng cạn, nợ nhà cung cấp ngày càng nhiều, và lương nhân viên thì… trả muộn. Lý do?Tôi không thiếu doanh thu. Tôi chỉ không biết mình đang tiêu tiền vào đâu.Tiền đã ra đi mà không hề gõ cửa. ❝ Kiếm tiền đã khó, nhưng giữ được tiền mới là bản lĩnh. ❞– Ngạn ngữ phương Đông 2. Startup không chết vì đói – mà vì “chảy máu” không biết cách cầm Tôi từng chứng kiến một công ty bạn – làm thương mại điện tử – doanh thu mỗi tháng hơn 3 tỷ.Họ vẫn chết sau 10 tháng. Vì sao? Lương đội ngũ chiếm 25% doanh thu Văn phòng thuê mặt tiền lớn – không cần thiết Chạy quảng cáo không tracking đúng tệp Hàng nhập về tồn kho do định giá sai thị trường Khách cũ rời đi vì thiếu chăm sóc ❝ Một chiếc xô bị thủng đáy – thì dù đổ thêm bao nhiêu nước cũng sẽ rỗng. ❞– Ngạn ngữ Hy Lạp 3. Sự ngộ nhận chết người: “Bán được là xong” Khi tôi bắt đầu kinh doanh, tôi từng nghĩ: “Chỉ cần doanh thu tăng là mọi thứ sẽ ổn.” “Chỉ cần bán được hàng, thì lương, lãi, đầu tư sẽ tự dưng có.” “Tôi là người bán giỏi, nên tôi sẽ không chết.” Tất cả đều sai. Doanh thu là mặt nổi.Chi phí là đá ngầm. Và chính đá ngầm mới làm chìm tàu. 4. 25 loại chi phí âm thầm rút máu doanh nghiệp – nhưng thường bị xem nhẹ Tôi đã từng review lại toàn bộ hệ thống vận hành của mình sau năm đầu khởi nghiệp.Và tôi phát hiện ra: có ít nhất 25 khoản chi phí "nguy hiểm", nhưng không hiện trên báo cáo tài chính hàng ngày. Chúng không hiển thị ở hàng “lương” hay “quảng cáo”.Chúng là: Lương quản lý cao nhưng không đo được hiệu quả Tuyển người không đúng vai trò, rồi sa thải lãng phí Rủi ro CEO: tôi bị bệnh 2 tuần, công ty không ra được đơn nào Chi phí truyền thông sai hướng → mất niềm tin khách Hàng hóa lỗi nhỏ nhưng đổi trả liên tục → sụp luôn margin Văn hóa đội nhóm độc hại → nhân viên nghỉ hàng loạt ❝ Startup không chết vì một phát đâm chí mạng, mà vì hàng ngàn vết cắt nhỏ – âm thầm, dai dẳng. ❞– Jim Collins, tác giả “Good to Great” 5. 💼 Tôi Đã Xây Lại Toàn Bộ Hệ Thống Tài Chính Dựa Trên 5 Nhóm Chi Phí Sống Còn – Theo Mô Hình Canvas Tôi không học quản trị tài chính từ sách.Tôi học từ những tháng âm tiền mặt, từ những đêm không ngủ vì không biết trả lương ở đâu, và từ những lần ký hợp đồng lỗ mà không hay. Cho đến khi tôi xé nát bảng chi phí cũ, bỏ tư duy “chi cho đủ khoản kế toán”, và xây lại toàn bộ hệ thống tài chính theo đúng tư duy vận hành mô hình kinh doanh Canvas – tập trung vào 5 nhóm chi phí sống còn sau: 5.1 Nhóm Chi Phí Hạ Tầng – Hoạt Động Trọng Yếu – Key Activities Gắn với các hoạt động tạo ra giá trị cốt lõi nhất của doanh nghiệp(VD: sản xuất, thi công, quản lý dự án, giao hàng, thiết kế, xử lý đơn hàng…) 📌 Tôi hỏi: “Nếu hoạt động này dừng lại – doanh nghiệp có còn bán được gì không?” → Nếu có: đưa vào nhóm trọng yếu.→ Nếu không: loại bỏ hoặc thuê ngoài. Mục tiêu: Tối ưu để mỗi đồng chi cho vận hành là một đồng sinh ra giá trị. ❝ Startup không cần làm tất cả. Startup cần làm đúng thứ quan trọng nhất. ❞ 5.2. Nhóm Chi Phí Nhân Sự – Nguồn Lực Chủ Chốt – Key Resources Không phải ai cũng là chi phí. Người đúng – là tài sản. Người sai – là lỗ lũy kế. Tôi chia nhân sự thành 3 tầng: Nhóm nòng cốt: gắn với hoạt động cốt lõi, gắn KPI –...

✅ BẢNG PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT CHI PHÍ CHO DOANH NGHIỆP KHỞI NGHIỆP 2026 STT Danh mục chi phí Giải thích chi tiết & Đề xuất tối ưu 1 Doanh thu gồm VAT /Năm Doanh thu mục tiêu bao gồm thuế GTGT (thường là 8-10%). Doanh nghiệp khởi nghiệp nên đặt mục tiêu tăng trưởng theo quý và theo sản phẩm mũi nhọn. 2 Thuế VAT Thuế giá trị gia tăng theo luật định. Nên có kế toán theo dõi sát để tối ưu đầu vào – đầu ra, tránh đóng thừa. 3 Doanh thu chưa VAT /Năm Doanh thu thuần để tính hiệu quả thực tế. Là căn cứ đánh giá mô hình kinh doanh đang khỏe hay đang hao tổn. 4 Lợi nhuận trước thuế /Năm Khoản lợi nhuận giữ lại dùng để tái đầu tư, trả cổ tức, hoặc dự phòng. Khởi nghiệp nên duy trì tối thiểu 10–20% lợi nhuận trước thuế trên doanh thu. 5 CEO /Năm Lương, thưởng, quyền chọn cổ phần, 3Ps, KPI. Với startup: nên chia 50% thu nhập CEO theo thành quả thực tế (OKR). 6 Rủi ro CEO /Năm Dự phòng nếu CEO rời công ty, khủng hoảng truyền thông cá nhân, hoặc ra quyết định sai lầm. Nên có COO hoặc nhóm kế cận thay thế ngắn hạn. 7 Đối tác chính / PGĐ / C-Level Lương – thưởng – bảo hiểm – giữ chân quản lý. Với startup: nên ưu tiên ESOP (cổ phần ưu đãi) để tiết kiệm tiền mặt. 8 Rủi ro nhân sự /Năm Tuyển sai người, onboard sai, nghỉ ngang – kiện tụng. Cần có quy trình phỏng vấn, 30–60–90 days thử việc rõ ràng. 9 Hoạt động trọng yếu /Năm Bao gồm sản xuất – giao hàng – lắp đặt – quản lý dự án – thi công. Nên xác định rõ hoạt động "cốt lõi tạo ra giá trị" để đầu tư dồn lực. 10 Rủi ro hoạt động trọng yếu /Năm Trễ deadline, lỗi kỹ thuật, mất khách lớn. Nên có SOP nội bộ rõ ràng, quản lý tiến độ theo Kanban, Agile. 11 Hạ tầng – Máy móc – Xây dựng /Năm Xưởng, kho, văn phòng, phần mềm quản lý. Khởi nghiệp nên ưu tiên thuê thay vì sở hữu – tránh gánh nặng tài sản. 12 Rủi ro Hạ tầng /Năm Mất điện, lỗi server, thiết bị hỏng, cháy nổ. Nên có bảo trì định kỳ và bảo hiểm tài sản. 13 Giá trị sản phẩm – dịch vụ /Năm Nguyên liệu, đóng gói, phần mềm, content – design, công nghệ. Nên test MVP (sản phẩm khả thi nhỏ nhất) trước khi đổ vốn lớn. 14 Rủi ro sản phẩm /Năm Hàng lỗi, hết hạn, không kiểm tra kỹ trước giao. Nên có checklist chất lượng và cam kết kiểm tra kỹ 3 lớp. 15 Quan hệ khách hàng /Năm CSKH, hậu mãi, quà tặng, sinh nhật. Quan trọng để giữ chân – nên áp dụng CRM từ đầu (HubSpot, Zoho, v.v.). 16 Rủi ro Quan hệ – mất khách – mất đại lý Không CSKH đúng lúc, chăm sai người. Nên phân loại khách A–B–C theo % doanh thu đóng góp để ưu tiên phục vụ. 17 Kênh phân phối – quảng bá – showroom website,Facebook, Zalo, TikTok, sàn TMĐT, nhân viên thị trường. Nên test A/B và tính toán CAC (Chi phí có khách hàng). Qua kênh offline đại lý phân phối - điểm bản  18 Rủi ro kênh phân phối /Năm Kênh yếu, đối tác phản, truyền thông sai. Nên đa dạng hóa ít nhất 3 kênh bán chính, không phụ thuộc 1 kênh. 19 Đào tạo – Lãnh đạo kế thừa Đào tạo PGĐ, trưởng nhóm, nhân sự nòng cốt. Nên có KPI cho đào tạo: số giờ/người/tháng – test hiệu quả sau đào tạo. 20 Pháp lý – Giấy phép – Kiểm định Giấy phép kinh doanh, VSATTP, công bố sản phẩm, pháp lý nội dung – bảo mật. Nên có luật sư đồng hành từ đầu. 21 R&D – Sáng tạo mẫu mã – Thử nghiệm Mẫu mới, test thị trường nhỏ, làm prototype, thử phiên bản online/offline. Nên trích quỹ 3–5% doanh thu để R&D. 22 Thương hiệu – Định vị – Truyền thông Video, slogan, thiết kế bộ nhận diện, tài liệu sale. Nên thống nhất brand từ đầu để tránh làm lại nhiều lần. 23 Văn hóa – Gắn kết – Giữ người Team building, hoạt động nội bộ, sinh nhật nhân viên, bảng vinh danh. Tạo cảm xúc – giữ người tài mà không tốn quá nhiều tiền mặt. 24 Quỹ đổi mới – mô hình mới Test concept mới (mini showroom, sản phẩm mới, dịch vụ mới). Nên giới hạn ngân sách test để tránh hao hụt dòng tiền. 25 Rủi ro tổng hợp – thiên tai – pháp lý – truyền thông Sự cố khẩn cấp: thiên tai, kiện tụng, truyền thông tiêu cực, bắt bớ, bắt chéo hợp đồng. Nên luôn có “quỹ khẩn cấp” từ 3–6 tháng chi phí hoạt động tối thiểu. 🔍 Lưu ý quan trọng cho startup: Không phải cắt giảm mà là kiểm soát chủ động. Ưu tiên đầu tư vào hoạt động tạo ra tiền và giữ khách hàng. Luôn có dòng...